ЗАТВЕРДЖЕНО
наказ Голови Вищої кваліфікаційної
комісії суддів України
30 грудня 2015 р. № 93
Інструкція
з розгляду звернень та особистого прийому громадян у
Вищій кваліфікаційній комісії суддів України
I. Загальні положення
1.1. Ця Інструкція встановлює порядок розгляду звернень громадян, звернень та запитів народних депутатів, адвокатів, що надходять до Вищої кваліфікаційної комісії суддів України (далі – Комісія), прийому громадян, а також основні засади організації та ведення діловодства: порядок прийому, реєстрації, обліку, руху, формування у провадження, систематизації, зберігання, довідково-інформаційного пошуку та контролю за виконанням, підготовки документів (справ) до зберігання в архіві Комісії та використання в роботі.
1.2. Інструкція розроблена відповідно до Конституції України, законів України «Про звернення громадян», «Про статус народного депутата України», Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348, Регламенту Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, затвердженого рішенням Комісії від 08 червня 2011 року № 1802/зп-11 (у редакції від 03 квітня 2015 року зі змінами), Положення про секретаріат Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, затвердженого рішенням Комісії від 23 квітня 2015 року № 25/зп-15 (зі змінами), Положення про службу інспекторів Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, затвердженого рішенням Комісії від 27 листопада 2015 року № 75/зп-15, Інструкції з діловодства у Вищій кваліфікаційній комісії суддів України, затвердженої наказом Голови Комісії від 14 березня 2013 року № 24.
1.3. Звернення, оформлені належним чином і подані до Комісії в установленому порядку, підлягають обов’язковій класифікації за встановленими відповідно до статті 3 Закону України «Про звернення громадян» (далі – Закон) видами, з урахуванням особливостей, встановлених статтями 14, 15 та 16 Закону.
1.4. Рішення, дії (бездіяльність) посадових осіб Комісії можуть бути оскаржені у випадках, визначених статтею 4 Закону.
II. Основні терміни, що вживаються у цій Інструкції
2.1. Визначення термінів:
2.1.1. Звернення – викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги.
2.1.2. Пропозиція (зауваження) – звернення, де висловлюється порада, рекомендація щодо діяльності Комісії та її посадових осіб.
2.1.3. Заява (клопотання) – звернення із проханням щодо сприяння реалізації закріплених Конституцією та чинним законодавством прав та інтересів або повідомлення про порушення чинного законодавства чи недоліки в діяльності Комісії та її посадових осіб, а також висловлення думки щодо поліпшення їх діяльності. Клопотання – письмове звернення з проханням про визнання за особою відповідного статусу, прав чи свобод тощо.
2.1.4. Скарга – звернення з вимогою поновлення прав і захист законних інтересів громадян, порушених діями (бездіяльністю), рішеннями Комісії та її посадових осіб.
2.1.5. Колективне звернення – звернення двох і більше осіб.
2.1.6. Депутатський запит – це вимога народного депутата, народних депутатів чи комітету Верховної Ради України до Голови Комісії дати офіційну відповідь з питань, віднесених до компетенції Комісії.
2.1.7. Депутатське звернення – це викладена в письмовій формі пропозиція народного депутата, звернення до Голови Комісії дати офіційне роз’яснення чи викласти позицію з питань, віднесених до компетенції Комісії.
2.1.8. Адвокатський запит – письмове звернення адвоката до Комісії про надання інформації, окремих копій документів, необхідних адвокату для надання правової допомоги клієнту.
2.1.9. Відповідальний підрозділ – структурний підрозділ секретаріату Комісії, до компетенції якого належать питання роботи зі зверненнями.
2.1.10. Служба діловодства – структурний підрозділ секретаріату Комісії, до компетенції якого належать питання документального забезпечення Комісії.
III. Попередній розгляд та облік звернень громадян
3.1. Діловодство за зверненнями у Комісії ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на відповідальний підрозділ.
3.2. Усі звернення, що надійшли до Комісії поштою, з використанням мережі Інтернет, засобами електронного зв’язку (електронні звернення) або подані на особистому прийомі приймаються, проходять попередній розгляд і реєструються відповідальним підрозділом в день їх надходження на реєстраційно-контрольних картках, придатних для оброблення персональними комп’ютерами (додаток 1). Конверти (вирізки з них) зберігаються разом зі зверненнями.
3.3. Автоматизована реєстрація та облік звернень здійснюються за реєстраційно-контрольною карткою шляхом введення в персональний комп’ютер таких елементів: дата надходження звернення; прізвище, ім’я, по батькові, категорія (соціальний стан) заявника; звідки одержано звернення, дата, індекс, контроль; порушені питання – короткий зміст, індекси; зміст і дата резолюції, прізвище автора, виконавець, термін виконання; дата надіслання, індекс і зміст документа, прийняті рішення, дата зняття з контролю; номер справи за номенклатурою.
Склад зазначених елементів за необхідності може бути доповнений (розписка виконавця в одержанні документа, хід виконання тощо).
У процесі автоматизованої реєстрації формується база даних. Автоматизована база даних забезпечує користувача інформацією про всі документи та їх місцезнаходження за допомогою виведення інформації на екран комп’ютера, а у разі потреби – на принтер.
Реєстраційний індекс звернення зазначається у реєстраційному штампі. Штамп ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки.
Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника, порядкового номера звернення, що надійшло та року реєстрації, наприклад, Д-401/15.
Реєстраційний індекс звернення, що надійшло до Комісії електронною поштою, доповнюється буквосполученням «ел» через дріб після початкової літери прізвища заявника, наприклад, Д/ел-402/15.
Реєстраційний індекс може бути доповнений іншими позначеннями, що забезпечують систематизацію, пошук, аналіз і зберігання звернень.
3.4. У разі надходження повторних звернень їм надається черговий реєстраційний індекс, а у відповідній графі реєстраційно-контрольної картки або на відповідному полі реєстраційно-контрольної картки, викликаної на екран монітора персонального комп’ютера (під час автоматизованої реєстрації) зазначається реєстраційний індекс першого звернення. На верхньому полі першого аркуша повторних звернень праворуч і на реєстраційних формах робиться позначка «ПОВТОРНО» і підбирається все попереднє листування.
Звернення одного й того ж громадянина з одного і того ж питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до Комісії (дублетні), обліковуються за реєстраційним індексом першого звернення з додаванням порядкового номера, що проставляється через дріб, наприклад Д-401/15/1, Д-401/15/2, Д-401/15/3.
3.5. Дія даної Інструкції не поширюється на порядок реєстрації та розгляду Комісією скарг (заяв) щодо поведінки судді, що здійснюється в порядку, визначеному Законом України «Про судоустрій і статус суддів».
Якщо у зверненні, що обліковується відповідно до положень цієї Інструкції, порушуються питання щодо притягнення судді до дисциплінарної відповідальності, таке звернення за дорученням секретаря дисциплінарної палати Комісії передається на реєстрацію та автоматизований розподіл відповідно до порядку розподілу справ у Комісії.
3.6. Перший аркуш звернення позначається словами «КОНТРОЛЬ», а в реєстраційно-контрольну картку вноситься запис: «КОНТРОЛЬ» та дата виконання для ведення моніторингу.
Звернення, на які надаються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується лише після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення питань, порушених у зверненні, та надання письмової відповіді.
Рішення про зняття з контролю звернення приймають посадові особи, які прийняли рішення щодо контролю.
3.7. За результатами розгляду звернень дається письмова відповідь, робиться відповідний запис у реєстраційно-контрольних картках та проставляється реєстраційний індекс на документ.
Реєстрація письмової відповіді здійснюється в картці обліку вихідних документів та складається з трьох груп цифр, відокремлених тире і рискою з нахилом, наприклад, Д-355/15, де Д- початкова літера прізвища заявника, 355 - порядковий номер, 15 - рік реєстрації звернення. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу не змінюється – вхідний чи такий, що створений у Комісії.
Під час приймання від відповідальних виконавців відповіді на звернення працівники служби діловодства зобов’язані перевірити:
1) правильність оформлення документа (склад і розміщення всіх реквізитів);
2) наявність і правильність зазначення адреси та порядок поштового відправлення, внесення даних в електронну картку обліку;
3) наявність на документі відмітки про додатки;
4) наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;
5) наявність віз на копії вихідного документа, що залишається у справах;
6) наявність і повноту додатків;
7) відповідність кількості примірників кількості адресатів.
3.8. Попередній розгляд звернень у Комісії здійснюється відповідальним підрозділом.
Метою попереднього розгляду звернень є перевірка правильності їх оформлення, ознайомлення зі змістом та їх класифікація відповідно до статті 3 Закону.
3.9. У зверненні громадян мають бути вказані прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина та викладено суть порушеного питання. Письмове звернення має бути надруковано або написано власноруч розбірливо і чітко, підписано заявником (групою заявників) із зазначенням дати. В електронному зверненні також має бути зазначено електронну поштову адресу, на яку заявнику може бути надіслано відповідь, або відомості про інші засоби зв'язку з ним. Застосування електронного цифрового підпису при надсиланні електронного звернення не вимагається.
Звернення, оформлене без дотримання цих вимог, повертається заявникові з відповідними роз’ясненнями в термін не пізніш як через десять днів від дня його надходження, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 Закону. Копія такого звернення залишається в Комісії.
Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.
3.10. Не розглядається Комісією й повторне звернення від одного і того ж громадянина з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по суті, а також ті звернення, які подані з порушенням термінів, передбачених статтею 17 Закону, та звернення осіб, визнаних судом недієздатними.
Повторними вважаються звернення, в яких:
1) оскаржується рішення, прийняте за попереднім зверненням, що надійшло до Комісії;
2) повідомляється про несвоєчасне вирішення попереднього звернення, якщо з часу надходження останнього минув установлений законодавством термін розгляду, і відповідь громадянину не надавалась;
3) не вирішене по суті або вирішене не в повному обсязі питання, порушене в першому зверненні;
4) звертається увага на інші недоліки, допущені при вирішенні питання, порушеного в попередньому зверненні.
Рішення про припинення розгляду звернення приймається керівництвом Комісії або особою, яка виконує його обов’язки, про що повідомляється особі, яка подала звернення.
3.11. Звернення в інтересах громадянина може бути подано іншою особою, трудовим колективом або організацією, яка здійснює правозахисну діяльність, що отримали від громадянина відповідні повноваження, оформлені згідно з чинним законодавством. Звернення в інтересах неповнолітніх і недієздатних осіб подаються їх законними представниками.
3.12. Якщо у зверненні порушено питання, що не належить до компетенції Комісії, таке звернення пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі протягом п’яти днів, про що повідомляється громадянину, який подав звернення.
Забороняється направляти скарги громадян для розгляду до тих органів або тим посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються.
3.13. Рішення про надіслання звернення за належністю приймається особою, яка надала доручення (наклала резолюцію на звернення).
3.14. Якщо у зверненні поряд із питаннями, що належать до компетенції Комісії, порушуються питання, що підлягають вирішенню іншими органами державної влади, то у відповіді заявнику надається відповідне роз’яснення.
IV. Розгляд звернень громадян
4.1. Звернення громадян, оформлені належним чином і подані в установленому порядку, підлягають розгляду відповідно до положень цієї Інструкції.
4.2. Зареєстровані звернення громадян відповідальний підрозділ обліковує у відповідній контрольно-реєстраційній картці та перевіряє наявність попереднього листування.
Після обліку звернення разом з усіма документами попереднього листування (за наявності) передаються відповідальним підрозділом на розгляд Голові Комісії, секретарю кваліфікаційної палати Комісії, секретарю дисциплінарної палати Комісії, керівнику секретаріату Комісії, в день їх надходження або наступного робочого дня у разі надходження документів у неробочий час.
Стосовно кожного звернення, зокрема повторного, не пізніше ніж у п’ятиденний термін має бути прийняте одне з таких рішень: прийняти до провадження; надіслати за належністю до іншого державного органу, якщо питання, порушені у зверненні, не належать до компетенції Комісії, про що одразу повідомляється заявнику; залишити без розгляду за наявності підстав, визначених у статті 8 Закону.
Розглянуті Головою Комісії, секретарем кваліфікаційної палати Комісії, секретарем дисциплінарної палати Комісії, керівником секретаріату Комісії звернення повертаються з відповідною резолюцією відповідальному підрозділу, який того ж дня вносить інформацію стосовно виконавця до реєстраційно-контрольної картки.
Одразу після внесення необхідної інформації до реєстраційно-контрольної картки відповідальний підрозділ передає за реєстром звернення на виконання структурному підрозділу секретаріату Комісії, службі інспекторів Комісії відповідно до резолюції.
Резолюція може містити доручення керівнику структурного підрозділу або службі інспекторів Комісії щодо підготовки проекту відповіді на звернення або надання відповіді на звернення.
4.3. Структурний підрозділ секретаріату Комісії, служба інспекторів Комісії готує інформацію по суті звернення.
4.4. Звернення, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів секретаріату Комісії, або підрозділ секретаріату Комісії та служба інспекторів Комісії передається виконавцям у порядку визначення їх у резолюції або одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю, визначеному в резолюції першим.
4.5. Відповідальність за надання відповіді на звернення несуть особи, зазначені у резолюції Голови Комісії, секретаря кваліфікаційної палати Комісії, секретаря дисциплінарної палати Комісії, керівника секретаріату Комісії та працівники, яким безпосередньо доручено виконання.
Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема, визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту відповіді.
Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання пропозицій головному виконавцю. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це особу, яка надала доручення (наклала резолюцію на звернення).
4.6. Перед поданням проекту відповіді на підпис Голові Комісії, секретарю кваліфікаційної палати Комісії, секретарю дисциплінарної палати Комісії, керівнику секретаріату Комісії працівник, який підготував відповідь, зобов’язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилань на акти законодавства, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.
Відповідь заявнику подається на підпис разом із відповідним зверненням, інформацією співвиконавців та попереднім листуванням (за наявності).
4.7. Відповідь на звернення має бути мотивованою та ґрунтуватися на нормах чинного законодавства.
Відповідь на звернення повинна містити повідомлення про те, що персональні дані, вказані заявником у зверненні, захищаються та обробляються Комісією відповідно до Закону України «Про захист персональних даних» з метою розгляду звернення згідно із законодавством.
4.8. Звернення жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня», ветеранів війни та прирівняних до них осіб, осіб, на яких поширюється чинність Закону України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту», Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни, громадян, нагороджених орденом Героїв Небесної Сотні, беруться під особистий контроль та розглядаються Головою Комісії або особою, яка виконує його обов’язки.
4.9. Після підписання відповіді на звернення головний виконавець передає відповідь разом з усіма документами, що її стосуються, для реєстрації та відправки до служби діловодства.
Служба діловодства передає відповідальному підрозділу звернення та усі документи, що його стосуються, для обліку та зберігання.
Схоронність документів і листування щодо звернень громадян під час їх розгляду структурними підрозділами секретаріату Комісії або службою інспекторів Комісії забезпечується керівниками відповідних структурних підрозділів, служби інспекторів Комісії і особами, відповідальними за діловодство.
4.10. Строк розгляду звернень обчислюється з дня надходження та реєстрації у Комісії до дня направлення заявнику відповіді на його звернення включно. Якщо останній день строку розгляду звернення припадає на неробочий день, то останнім днем терміну вважається перший після нього робочий день.
Звернення розглядаються і вирішуються в строк не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення та проведення перевірки невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх отримання.
Якщо в місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, то особа, яка надала доручення (наклала резолюцію на звернення) за доповідною запискою виконавця встановлює строк, потрібний для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення.
При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.
4.11. Відповіді про результати розгляду звернень громадян оформляються відповідно до законодавства про мови.
4.12. Відповідь на звернення громадян надсилаються на бланках Комісії.
V. Прийом громадян
5.1. Організація проведення прийому громадян.
5.1.1. Загальна організація роботи щодо проведення прийому громадян у Комісії покладається на відповідальний підрозділ. Під час проведення прийому громадян відповідальний підрозділ взаємодіє з іншими структурними підрозділами секретаріату Комісії, службою інспекторів Комісії.
5.1.2. З метою забезпечення умов для реалізації громадянами свого конституційного права на звернення особистий прийом громадян здійснюється згідно з графіком прийому громадян керівництвом Комісії, членами Комісії та керівництвом секретаріату Комісії, затвердженим наказом Голови Комісії (далі – графік прийому громадян).
5.1.3. Інформація про порядок, графік прийому громадян розміщується на офіційному веб-сайті Комісії та на інформаційному стенді у будівлі Комісії в доступному для вільного огляду громадянами місці.
5.1.4. Для проведення прийому громадян у Комісії відводиться спеціальна кімната у будівлі Комісії – приймальня громадян.
5.1.5. Вхід до приймальні громадян є вільним і не потребує оформлення перепусток.
Допуск зазначених громадян до приймальні здійснюється з контролем безпеки згідно з вимогами встановленого в Комісії пропускного режиму.
5.1.6. Прийом громадян з питань подання до Комісії скарг, заяв (клопотань), звернень, пропозицій (зауважень) проводиться щоденно працівниками відповідального підрозділу в приймальні громадян Комісії з понеділка по четвер з 9.00 до 16.00, у п’ятницю з 9.00 до 15.00 (обідня перерва з 13.00 до 13.45), окрім вихідних, святкових та неробочих днів.
5.1.7. Особистий прийом громадян керівництвом Комісії, членами Комісії та керівництвом секретаріату Комісії здійснюється за попереднім записом у дні та години, визначені графіком прийому громадян. Попередній запис на особистий прийом до керівництва Комісії, членів Комісії та керівництва секретаріату Комісії здійснюється працівниками відповідального підрозділу за адресою: м. Київ, вул. Механізаторів, 9, а також за телефоном: (044) 233-63-76.
Під час попереднього запису на особистий прийом зазначається прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина, контактний телефон, зміст порушеного питання, до яких посадових осіб чи органів державної влади він звертався і яке було прийняте рішення, визначається посадова особа, до компетенції якої належить вирішення питання, вивчаються документи, інші матеріали, що подаються громадянином для обґрунтування своєї заяви (клопотання), скарги або пропозиції (зауваження).
Не допускається з’ясування відомостей про особу громадянина, що носять суто особистий характер і не стосуються його звернення.
Прийом громадян здійснюється у порядку черговості.
Черговість прийому громадян членами Комісії та керівництвом секретаріату Комісії визначається відповідно до списку, попередньо складеного працівниками відповідального підрозділу. Список має бути сформований за тиждень до прийому громадян з метою належної підготовки всіх необхідних матеріалів та інформації.
За два дні до дати прийому список громадян, які записані на особистий прийом, подаються особі, яка його здійснюватиме. Якщо заявники з цього питання зверталися до Комісії раніше, відповідальний підрозділ здійснює добірку матеріалів, а також іншої довідкової інформації.
5.1.8. У разі відсутності члена Комісії (у зв’язку з перебуванням у відпустці або відрядженні, тимчасовою непрацездатністю) чи неможливості здійснити особистий прийом з інших поважних причин проведення прийому переноситься на інший час.
5.1.9. Прийом жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня», ветеранів війни та прирівняних до них осіб, осіб, на яких поширюється чинність Закону України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту», Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни, громадян, нагороджених орденом Героїв Небесної Сотні, проводиться першочергово.
5.1.10. Особлива увага приділяється вирішенню проблем, з якими звертаються ветерани війни та праці, інваліди, громадяни, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, багатодітні сім’ї, матері-одиначки та інші громадяни, які потребують соціального захисту та підтримки.
5.1.11. Питання, що вирішуються в порядку дисциплінарного провадження, встановленого Законом України «Про судоустрій і статус суддів», керівництвом Комісії на прийомі громадян не розглядаються і запис на прийом з цих питань не здійснюється.
5.2. Порядок проведення прийому громадян.
5.2.1. Працівники відповідального підрозділу забезпечують щоденний прийом громадян з питань подання до Комісії скарг, заяв (клопотань), звернень, пропозицій (зауважень) протягом визначеного графіком прийому громадян часу відповідно до правил внутрішнього трудового розпорядку для працівників Комісії.
5.2.2. У прийомі громадян можуть брати участь їх представники, повноваження яких оформлені в установленому чинним законодавством порядку, та особи, які перебувають у родинних стосунках з цими громадянами. Присутність сторонніх осіб під час проведення прийому не допускається.
5.2.3. Прийом іноземців та осіб без громадянства здійснюється на загальних підставах, а у разі потреби за участі перекладача особи, яка звертається до Комісії.
5.2.4. Громадяни, визнані судом недієздатними, за відсутності їх законних представників на прийом не допускаються.
5.2.5. Під час прийому громадян у Комісії громадянин повинен пред’явити документ, що засвідчує особу або підтверджує повноваження на представництво інтересів іншої особи.
5.2.6. Посадова особа або член Комісії під час проведення особистого прийому громадян розглядає матеріали, що подаються громадянином для обґрунтування своїх заяв (клопотань), скарг або пропозицій (зауважень), надає відповідно до чинного законодавства обґрунтоване роз’яснення в межах компетенції.
5.2.7. Усі звернення на прийомі реєструються в установленому порядку та передаються невідкладно до служби діловодства.
Скарги (заяви) щодо поведінки судді, яка може мати наслідком дисциплінарну відповідальність судді, подані на особистому прийомі – приймаються від громадян особисто або через адвоката, від юридичних осіб – через адвоката, органів державної влади та органів місцевого самоврядування – через своїх представників.
5.2.8. Питання, з якими звертаються громадяни, вирішуються, якщо це можливо, під час особистого прийому громадян.
Якщо вирішити порушені в усному зверненні питання безпосередньо на прийомі неможливо, воно розглядається у тому ж порядку, що й письмове звернення. Про результати розгляду громадянину повідомляється письмово або усно (за бажанням громадянина).
Письмове звернення, яке подається громадянином на особистому прийомі, оформляється відповідно до вимог статті 5 Закону.
5.2.9. Якщо вирішення питання, з яким звернувся громадянин, не належить до компетенції Комісії, посадова особа, яка веде прийом громадян, роз’яснює до якого органу державної влади, підприємства, установи, організації доцільно звернутися, за можливості сприяє в цьому (повідомляє адресу, номер телефону тощо).
5.2.10. Повторний прийом громадянина з питання, яке вже розглядалося членами Комісії або керівництвом секретаріату Комісії, проводиться в разі, якщо питання, порушене у першому зверненні, не було вирішено по суті.
У разі повторного звернення вивчаються архівні матеріали з порушеного питання, з’ясовуються причини, що його викликали. Надаються роз’яснення та допомога в межах компетенції.
5.2.11. Дані про особу, яка звернулася на прийом, короткий зміст питань, з якими вона звернулася, а також взяття на контроль і результати розгляду звернень, що надійшли під час особистого прийому, фіксуються в журналі обліку прийому громадян (додаток 2).
VI. Особливості розгляду депутатських звернень та запитів, запитів адвокатів
6.1. Депутатські звернення та запити, які надійшли до Комісії, розглядаються відповідно до Закону України «Про статус народного депутата України».
Адвокатські запити, які надійшли до Комісії, розглядаються відповідно до Закону України «Про адвокатуру і адвокатську діяльність».
6.2. Розгляд депутатських звернень та запитів, які надійшли в інтересах громадян, береться під особистий контроль Голови Комісії. На правому полі першого аркуша такого звернення, запиту проставляється штамп із зазначенням строку виконання.
6.3. Депутатський запит розглядається не пізніше ніж у п’ятнадцятиденний строк з дня його надходження або в інший установлений Верховною Радою України строк.
Якщо депутатський запит з об’єктивних причин не може бути розглянуто в установлений строк, народному депутату надсилається відповідно до закону письмове повідомлення з пропозицією іншого строку, який не повинен перевищувати один місяць після одержання запиту.
6.4. Депутатське звернення розглядається протягом 10 днів з дня надходження.
У разі неможливості розгляду депутатського звернення в установлений строк народному депутату повідомляють про це офіційним листом із зазначенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення з урахуванням строку продовження не може перевищувати тридцять днів з моменту його надходження.
Якщо народний депутат України заявив про намір брати участь у розгляді внесеного ним запиту, Голова Комісії зобов’язаний повідомити народному депутатові про день розгляду порушених у запиті питань завчасно, але не пізніше ніж за три дні до їх розгляду.
Якщо народний депутат України заявив про намір бути присутнім при розгляді його звернення, Голова Комісії зобов’язаний завчасно, але не пізніше ніж за день, повідомити народного депутата про час і місце розгляду звернення.
6.5. Адвокатські запити розглядаються протягом п’яти днів з дня надходження.
У разі якщо адвокатський запит стосується надання значного обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, строк розгляду адвокатського запиту за погодженням з секретарем кваліфікаційної палати Комісії, секретарем дисциплінарної палати Комісії, керівником секретаріату Комісії може бути продовжено до двадцяти робочих днів з обґрунтуванням причин такого продовження, про що адвокату письмово повідомляється не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання адвокатського запиту.
VII. Організація контролю за розглядом звернень громадян
7.1. Служба діловодства здійснює контроль за дотриманням встановлених строків виконання роботи зі зверненнями в структурних підрозділах Комісії.
Відповідальний підрозділ здійснює контроль за дотриманням встановленого цією Інструкцією порядку розгляду звернень у Комісії.
7.2. Керівники структурних підрозділів секретаріату Комісії, служба інспекторів Комісії здійснюють безпосередній контроль за дотриманням установленого законодавством, зокрема цією Інструкцією, порядку розгляду звернень громадян.
7.3. Керівники структурних підрозділів секретаріату Комісії, служба інспекторів Комісії систематично здійснюють перевірку своєчасного надходження документів до виконавців, регулюють хід виконання, облік і узагальнення результатів.
У структурному підрозділі секретаріату Комісії або у службі інспекторів Комісії безпосередній контроль за виконанням покладається на особу, відповідальну за діловодство, яка щотижнево інформує керівника структурного підрозділу про хід та підсумки виконання документів.
7.4. Під час здійснення контролю звертається увага на строки й повноту розгляду порушених питань, об’єктивність перевірки звернень, законність і обґрунтованість прийнятих за ними рішень, своєчасність їх виконання і направлення відповідей заявникам.
7.5. Якщо взяте на контроль звернення не може бути розглянуто в установлений строк, керівник самостійного структурного підрозділу секретаріату Комісії, керівник служби інспекторів Комісії, визначені головним виконавцем, не пізніше ніж за п’ять днів до закінчення цього строку повідомляють про це особу, яка надала доручення (наклала резолюцію на звернення) і порушує питання про продовження строку в межах, установлених законодавством щодо звернення громадян. Про продовження вказаних строків своєчасно інформуються самостійні структурні підрозділи секретаріату Комісії, служба інспекторів Комісії, визначені співвиконавцями, а в разі продовження строку розгляду самого звернення – автори звернень.
7.6. Дані про результати виконання взятих на контроль звернень громадян, звернень та запитів народних депутатів України, адвокатських запитів тощо періодично узагальнюються.
Автоматизований контроль за виконанням звернень представляє автоматичне формування відомостей про їх виконання та випереджувальний моніторинг (щотижнево).
VIII. Узагальнення та аналіз звернень громадян
8.1 Письмові та усні звернення громадян систематично, але не рідше ніж раз у півріччя аналізуються відповідальним підрозділом з метою вдосконалення роботи Комісії з розгляду звернень громадян.
Аналітична довідка про стан роботи з розгляду звернень та особистого прийому громадян за півріччя та рік (порівняно з аналогічним періодом минулого року) подається на розгляд керівнику секретаріату Комісії до п'ятнадцятого числа місяця, наступного за звітним періодом.
Аналітична довідка повинна містити такі дані:
1) статистичні дані за звітний період щодо кількості звернень громадян, поданих на особистому прийомі, надісланих поштою, з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв’язку (порівняно з показниками за попередній рік);
2) дані щодо змісту питань, які порушують громадяни;
3) статистичні дані щодо структури звернень за їх видами (пропозиції (зауваження), заяви (клопотання), скарги);
4) дані щодо звернень за місцем проживання заявників (порівняно з даними попередніх років);
5) кількість звернень жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня», ветеранів війни та прирівняних до них осіб, осіб, на яких поширюється чинність Закону України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту», Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни, громадян, нагороджених орденом Героїв Небесної Сотні, основні питання, які ними порушуються;
6) дані щодо особистого прийому громадян керівництвом Комісії, членами Комісії, керівництвом секретаріату Комісії, а також дотримання графіку прийому громадян;
7) дані щодо звернень громадян, у яких йдеться про недоліки в роботі, оскарження рішень посадових осіб Комісії;
8) пропозиції щодо вдосконалення роботи.
Статистичні дані аналітичної довідки готуються за встановленою формою (додаток 3).
IX. Зберігання документів за результатами розгляду звернень громадян
9.1. Звернення громадян після їх розгляду з усіма документами та примірником реєстраційно-контрольної картки має бути повернено відповідальному підрозділу для централізованого формування та зберігання справи. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється.
Документи формуються у справах у хронологічному порядку. Кожне звернення з усіма документами становить у справі самостійну групу і вміщується в м'яку обкладинку.
У разі одержання повторного звернення або появи додаткових документів вони підшиваються до даної групи документів.
Під час формування справ перевіряється правильність спрямування документів до справи, їх комплектність. Невирішені звернення, а також неправильно оформлені документи підшивати до справ забороняється.
Обкладинка справи оформляється за встановленою формою (додаток 4).
9.2. Комісія зберігає звернення для надання довідок і використання їх в інших цілях.
Термін зберігання документів за зверненнями визначається переліком типових документів і номенклатурою справ.
Встановлюється п’ятирічний термін зберігання звернень та документів, пов’язаних з їх розглядом і вирішенням.
17 жовтня 2013